Tolga kommune fører postjournal etter reglene i arkivloven. Både dokument til eller fra offentlige virksomheter og dokument til eller fra privatpersoner registreres i postjournalen. Også e-poster og andre typer meldinger registreres i postjournalen. Det er ikke mulig for  avsender å be om at et dokument ikke skal registreres i postjournalen, men vi gir ikke innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

Personvern

Tolga kommune har ansvar for at taushetsbelagte opplysninger ikke offentliggjøres. Dokument som ikke er offentlige eller som inneholder sensitive personopplysninger eller fødselsnummer blir ikke publisert eller sladdet.

Innsyn

Publikum har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre. Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak i en lov. Selv om et dokument kan unntas offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet bør gjøres delvis eller helt kjent - Offentleglova §11. Meirinnsyn.

Fra postlisten kan du åpne dokument direkte, dokument med paragraf (§)  er unntatt fra publisering, men her kan du be om innsyn ved å trykke  på fanen "bestill dokument".  Tolga kommune vil da vurdere merinnsyn.

Du kan be om innsyn i dokument som ikke er publisert i postlisten. Innsynskravet må gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av bestemt art. Du kan du kreve innsyn, skriftlig eller muntlig.

Personvernforordningen (GDPR)

Personvernforordningen jamfør Personopplysningslova stiller krav til hvordan vi behandler personopplysninger. Særlige kategorier av personopplysninger (ref. artikkel 9 nr. 1) – i tidligere lov kalt sensitive personopplysninger – skal sikres et særlig vern og blir derfor ikke gjort tilgjengelig på nettet.

Dette gjelder journalposter om barn, elever, personal og andre personer, hvor det foreligger sensitive personopplysninger. 

Saksbehandlingstid

Krav om innsyn vil normalt bli besvart i løpet av tre virkedager. Hvis du ikke har mottatt svar i løpet av fem virkedager er dette å regne som et avslag som kan påklages. Klageinstans vil være Statsforvalteren i Innlandet.

Rutiner for publisering av postliste og politiske dokumenter

All post til Tolga kommune journalføres fortløpende.  Det vil si at et dokument som har kommet inn til kommunen som hovedregel vil finnes på kommunes postliste dagen etter at postmottaket har mottatt og registrert dokumentet. Det kan være forsinkelser i dette, hovedsakelig om det skulle være kapasitetsproblemer på vårt innbyggertorg. Slike forsinkelser, som også vil gjelde for saksbehandlere, prøver vi å unngå, men det kan skje. Postliste publiseres innen kl. 12.00 mandag-fredag. 

For politiske saksdokumenter/saker gjelder de samme reglene som for utgående dokumenter. Politiske saksdokumenter publiseres i egen møtekalender. Eventuelle tilleggsdokumenter som kommer etter at saksdokumentene er sendt ut, publiseres på samme måte.

Avslag – klage

Avslag på krav om innsyn vil komme skriftlig og vil ha henvisning til aktuell lovbestemmelse for avslaget, samt opplysning om 3 ukers klagefrist jfr. forvaltningsloven § 29.
Selve klageprosessen er nærmer beskrevet i offentleglova § 31 og §32

Tenk på følgende før du sender e-post eller brev til oss:

• All post til og fra kommunen, som ikke er underlagt taushetsplikt, blir publisert i fulltekst på postlisten. Det betyr at du kan finne brevet ditt omtalt eller sitert i sin helhet i media.
• Du skal ikke sende sensitive opplysninger i e-post da dette ikke er en sikker forsendelsesmåte. Send sensistive opplysninger via eDiaolog

Lov om offentlighet og innsyn:

For mer informasjon om innsyn og offentlighet kan du besøke datatilsynets hjemmesider se Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) og forskrift til offentleglova.